Branche
Messtechnik.
esz AG
esz AG ist ein Spezialist für Kalibrierdienstleistungen und Messtechnik mit komplexen Kunden-, Service- und Auftragsprozessen.
Eingesetzte Salesforce Lösungen
Die Herausforderung
Im Zuge der angestrebten digitalen Transformation stand die esz AG vor mehreren zentralen Herausforderungen. Zum einen fehlte eine konsistente und belastbare Sicht auf Kunden, Kontakte, laufende Vorgänge und insbesondere die Kundenkommunikation war ausschließlich über Email-Postfächer gesteuert. Informationen waren nur eingeschränkt transparent, Daten lagen teilweise unstrukturiert in Freitextfeldern vor und die Datenqualität war durch Dubletten und uneinheitliche Stammdaten erschwert.
Zum anderen war die operative Belastung hoch: Täglich gingen rund 600 bis 800 E-Mails ein, deren systematische Auswertung kaum möglich war, obwohl daraus teilweise direkte Aufträge entstanden. Gleichzeitig stellte der Angebotsprozess einen wesentlichen Engpass dar. Hinzu kam, dass das bisher genutzte ERP-System perspektivisch durch Microsoft Business Central ersetzt werden sollte, vorübergehend jedoch weiter berücksichtigt werden musste.
Das Projektziel
Besonders an diesem Projekt war die Kombination aus organisatorischer, prozessualer und technischer Komplexität. Die Konsolidierung von Service-prozessen mit eingehenden ERP-Daten und deren Aufbereitung stellte eine wesentliche Herausforderung dar, welche den Mitarbeitern jedoch eine signifikante Arbeitserleichterung brachte.
Hinzu kam der hohe Aufwand rund um Datenqualität und Datenmigration. Gerade die stark abweichenden Datenmodelle zwischen Salesforce und ERP waren entscheidend für den Projekterfolg.
Gleichzeitig wurde mit Phase 1 bereits ein Fundament geschaffen, auf dem künftige Ausbaustufen gezielt aufsetzen können.
Ziel der ersten Projektphase war der Aufbau eines belastbaren Basis-Setups für Auftragsmanagement und kundennahe Prozesse in Salesforce. Im Mittelpunkt stand dabei die Schaffung einer 360°-Sicht auf den Kunden, um Kommunikation, Aktivitäten und geschäftsrelevante Informationen zentral und nachvollziehbar zu erfassen.
Transparente Kunden- und Auftragsprozesse
360°-Sicht auf den Kunden schaffen Kunden, Aktivitäten und Aufträge werden in Salesforce zentral gebündelt und transparent abgebildet.
Strukturierte Kommunikation statt E-Mail-Chaos
Kommunikation nachvollziehbar machen Kundenkontakte und Aktivitäten werden strukturiert erfasst und konsistent dokumentiert.
Datenqualität gezielt verbessern
Datenqualität nachhaltig stärken Dubletten, Freitextfelder und Altdaten werden bereinigt und in eine belastbare Struktur überführt.
Das Projekt
Im Zuge der angestrebten digitalen Transformation stand die esz AG vor mehreren zentralen Herausforderungen. Zum einen fehlte eine konsistente und belastbare Sicht auf Kunden, Kontakte, laufende Vorgänge und insbesondere die Kundenkommunikation war ausschließlich über Email-Postfächer gesteuert. Informationen waren nur eingeschränkt transparent, Daten lagen teilweise unstrukturiert in Freitextfeldern vor und die Datenqualität war durch Dubletten und uneinheitliche Stammdaten erschwert.
Zum anderen war die operative Belastung hoch: Täglich gingen rund 600 bis 800 E-Mails ein, deren systematische Auswertung kaum möglich war, obwohl daraus teilweise direkte Aufträge entstanden. Gleichzeitig stellte der Angebotsprozess einen wesentlichen Engpass dar. Hinzu kam, dass das bisher genutzte ERP-System perspektivisch durch Microsoft Business Central ersetzt werden sollte, vorübergehend jedoch weiter berücksichtigt werden musste.
Resultat und Nächste Schritte
Mit der Umsetzung der ersten Projektphase wurden bei der esz AG strukturierte und Auftragsprozesse in Salesforce aufgebaut. Dadurch wurde die Grundlage geschaffen, Kundeninformationen, Aktivitäten und Kommunikation deutlich transparenter und konsistenter abzubilden. Die angestrebte 360°-Sicht auf den Kunden ist damit technisch und prozessual vorbereitet.
Auch das Thema Datenqualität wurde substanziell adressiert. Bestandsdaten aus dem ERP wurden bereinigt, Dubletten reduziert und die Basis für belastbare Auswertungen geschaffen. Durch die Integration relevanter Objekte und den Aufbau erster Dashboards kann die esz AG künftig fundierter auf Kennzahlen und operative Entwicklungen zugreifen.
Für die nächsten Schritte ist vorgesehen, die Salesforce-Nutzung weiter auszubauen. Perspektivisch sollen zusätzliche Lizenzen hinzukommen und insbesondere die Angebotserstellung künftig stärker in Salesforce abgebildet werden. Das Projektteam der esz AG zeigte sich bereits kurz vor dem Go-Live der ersten Phase sehr zufrieden mit dem bisherigen Projektverlauf.
“Die Zusammenarbeit mit Cloud Monsters im Rahmen unseres Salesforce-Projekts war durchweg äußerst positiv. Bereits in der Vorbereitungs- und Scoping-Phase überzeugte das Team durch eine transparente, realistische Einschätzung der Anforderungen und Aufwände. Besonders hervorzuheben ist, dass Phase 1 erfolgreich im geplanten Budgetrahmen abgeschlossen werden konnte – ein klares Zeichen für die hohe Qualität der Projektplanung und -umsetzung.
Das Projektteam von Cloud Monsters zeichnete sich durch ein tiefgehendes Verständnis unserer esz-Prozesse aus. Auf dieser Basis wurden nicht nur passgenaue, sondern auch nachhaltige und skalierbare Salesforce-Lösungen entwickelt. Diese wurden verständlich vermittelt und effizient implementiert, sodass unser Team optimal eingebunden war.
Ein weiterer Erfolgsfaktor war die hohe Flexibilität und Agilität des Teams während des gesamten Projekts. Die Kommunikation war jederzeit unkompliziert, schnell und lösungsorientiert. Besonders bei kritischen Themen und prioritären Bugs reagierte Cloud Monsters umgehend und zuverlässig, was maßgeblich zum Projekterfolg beigetragen hat.
Während der gesamten Projektlaufzeit hatten wir stets das Gefühl, optimal betreut und unterstützt zu werden. Auch nach dem erfolgreichen Abschluss von Phase 1 arbeiten wir weiterhin gemeinsam daran, Prozesse zu verfeinern und die Lösung kontinuierlich zu optimieren.”
Alen Ascalic
Projektleitung, esz AG
